【テレビ会議の5つのコツ】参加者の注意点と上手な進め方

パソコンの前で悩む人
テレビ会議を上手に進められない・・・
コツや注意点はあるのかなあ?
こんなお悩みにお答えします。

 

在宅勤務が浸透し、テレビ会議を行う人が増えています。
テレビ会議で難しいのが会議の進め方。対面で行うよりもコミュニケーションが取りにくく、試行錯誤している人も多いのではないでしょうか?

 

そこで本記事ではテレビ会議を円滑に進める5つのコツをお伝えします。

私もはじめは参加者がいつもより発言をしなかったり、議論が発展しなかったりと全く上手くいきませんでした。

ただこのコツに気づいてから会議をスムーズに進めることができるようになりました。
今では週5でテレビ会議をしていますが、円滑に会議を進めることができています。

 

会議を進めるファシリテーターはもちろん、会議の参加者にも気を付けてほしいポイントもあわせてご紹介します。

発言者以外はミュートにする

テレビ会議で発言者以外はミュートにする
音声が聞こえなければ会議になりません。
常に発言する必要が無い会議であれば、発言者以外はミュートにしてマイクをオフにしておきましょう
そうしないと周囲の雑音や、あなたのキーボードやマウスの音が邪魔になり、発言者の声が聞こえなくなってしまいます。
本人は気にならなくても思わぬ音をマイクが拾ってしまい邪魔になっていることも多いため注意が必要です。

発言者は話しかける相手を明確に伝える

テレビ会議では誰に話しかけるかを明確にする

 

普通は身体の向きで誰に向かって話しているのか分かりますが、テレビ会議ではそうはいきません。

あなたの発言の意図をきちんと伝えるためにも、誰に向かって話しているのかを明確にしましょう。
また人数が多い時は誰が喋っているかが分からない場合もあるため、自分の名前も伝えるとより良いです。
パソコンを見る男性
〇〇(自分)です。△△さんに質問なのですが~・・・
この一言を加えるだけで聞き手に意図が伝わりやすくなり、スムーズに話が進むようになります。

参加者が発言するタイミングを小まめに与える

テレビ会議では参加者が発言するタイミングを小まめに与える
声が被ると聞き取れないテレビ会議では、発言するタイミングが難しいです。
そのため、本当は意見がある人もタイミングを逃して発言できないことも多いです。
そんな事態を回避するために、ファシリテーターなど会議を取りまとめている人は、参加者が発言するタイミングを積極的に与えましょう。
パソコンを見る女性
ここまでで何か不明点のある方いますか?
パソコンを見る男性
〇〇さんどう思いますか?
このように気遣うことで参加者は自分の意見を伝えやすくなります。
せっかく顔を合わせているのに、言いたいことが言えなかったということが無いように、意見は小まめに聞くようにしましょう。

アイスブレイクを積極的に取る

テレビ会議のアイスブレイク

 

テレビ会議に慣れていない人は誰しも緊張しますし、タイミングがあっても上手に話せないこともあります。

そのため、アイスブレイクは普段より積極的に取るようにしましょう

本題に入る前にアイスブレイクで「練習」しておくことによって、会議中に発言するハードルがぐんと低くなります

 

Zoomを使ってテレビ会議をしている人は、バーチャル背景を変えてみるとアイスブレイクに有効です。是非試してみてください。

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ビデオをオンにする

テレビ会議でビデオをオンにする

コミュニケーションを取りにくいテレビ会議では、表情から読み取れる情報も貴重です。

ビデオはなるべくオンにしておくことで、相手の表情が見えて反応が分かりやすかったり考えも伝わりやすくなるため、事情が無い限りはオンにしましょう。

また心理的にも話しかけやすくなる効果があります。

最後に:テレビ会議の5つのコツ~参加者の注意点と上手な進め方~

テレビ会議に慣れていない人は普段よりも発言をしにくいのがテレビ会議です。

しかし少し工夫すること各段に話しやすくなり、会議も盛り上がります。

みなさんもご紹介した5つのコツを意識して、テレビ会議を円滑に進めてみてください。

 

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